EP protokolliteenistus – võimatu missioon?
Institutsioonid
2006-08-28 - 11:14
Pole palju kohti maailmas, kust te leiaksite nii palju ametlikke külalisi kui Euroopa Parlamendist.
EP võtab täiskoguistungite ja kohtumiste ajal sageli vastu riigipäid ning Strasbourgi ja Brüsseli koridorid on täis peaministreid, ministreid, parlamendiliikmeid ja diplomaate kogu maailmast.
Nende vastuvõtmine poleks võimalik ilma EP professionaalse ja hästitoimiva protokolliteenistuseta.
Protokolliteenistus aitab Euroopa Parla­mendi presidenti, parlamendiliikmeid, peasekretäri ja teisi parlamendiga seotud institutsioone protokolli­küsimustes, mis on seotud täis­kogu­istungil esinevate riigipeade ametlike külastustega, töö- või viisakusvisiitidega, ühiskomisjonide ja delegatsioonide kohtu­mistega.
Teenistus lepib bürooga kokku presidendi ametlike visiitide kohtumised ning organiseerib parlamendiliikmetele välismissioonideks viisad.
Protokolliteenistuse ülem François Brunagel juhib 13-liikmelist meeskonda, kes jagab oma aega “kohtumiste ja tervitamiste”, kavandamiste ja programmide korralda­miste, vastuvõttude organiseerimise ning neil osalemise, EP ehitustele ligipääsu leidmise, viisade hankimise, menüüde koostamise, ametlike kingituste ette­valmistamise ning rahaküsimustega tegele­mise vahel.
2005. aastal tehti protokolliteenistuse vahen­dusel 113 visiiti (5 neist ametlikku), nad saatsid 8178 kutset ja töötlesid 980 viisataotlust.
Pärast ELi suurenemist 2004. aastal, kui parlamendiliikmete arv suurenes 626-lt 732-ni, on parlamendi välissuhtlus märkimisväärselt elavnenud.
Võrreldes 2004. aastal tehtud 571 viisataotlusega on nende arv tänaseks oluliselt suurenenud ning teenistuses tegeleb ainult viisataotlustega kaks inimest.
20060728FCS09980
Punane vaip ja tseremoonia
Protokolliteenistuse jaoks on kõige olulise­mad sündmused riigipeade ametlikud külas­käigud.
Vajalik on põhjalik ettevalmistus ja äärmine täpsus.
Protokolliülem, keda saadab politsei, läheb külalistele ja nende delegatsioonidele lennujaama vastu, millele järgneb ametlik Euroopa Parlamendi presi­dendi tervitus parlamenti sisenemisel.
Loomulikult peab alati olema ka punane vaip.
Tähele­paneliku võõrustajana peab parlament teadma külaliste toidueelistusi, suitsetamis­harjumusi ning sedagi, kas eelistatakse liikuda liftiga või treppidel.
Protokolliteenistus kooskõlastab visiidi küla­lise protokolliteenistusega tavaliselt mitu kuud varem.
Ootamatud muudatused on enamasti seotud ajastuse või delegatsiooni koosseisuga, kuid nendega ei ole väga raske toime tulla.
Hiljutine Palestiina Omavalitsuse presidendi Mahmoud Abbasi visiit oli seevastu keerukam.
Ta osales kahel järjestikusel Strasbourgi täis­kogu­istungil, sest esimese pidi ta koduse kriisiolukorra tõttu katkestama.
Loomu­likult pidi kogu programmi kordama ning punase vaiba uuesti lahti rullima.
Parlament peab kokku sobitama Euroopa ja riikliku protokolli.
Riiklikul tasemel on riigipea protokolli mõttes riigi tähtsaim isik, kuid Euroopa Lepete kohaselt on Euroopa Parlament kõige tähtsam ELi institutsioon, olles eespool nõukogust ja komisjonist.
See tähendab, et Euroopa tasemel on Euroopa Parlamendi president kõikidest riiklikest ja Euroopa võimuesindajatest tähtsam.
Olukord võib muutuda keeruliseks, kui kohal on mitu institutsiooni.
Institutsioonide protokolliülemad kohtuvad regulaarselt, et välja töötada ELi ühine lähenemine teatud küsimustes nagu tseremoonia või, näiteks, et olla kindel, et ühel ja samal ajal on pooles vardas samad (Euroopa või riiklikud) lipud.
Mitteametlikud külastused, töövisiidid, fotovõimalused ja viisakusvisiidid tähenda­vad väiksemat formaalsust ja protokolli­teenistusele vähem tööd, kuigi iga külalise suhtes tuleb olla siiski sama viisakas ja tähelepanelik.
Muide, ELi liikmesriikide ministrid ei ole ametlikult külalised, sest nad on nõukogu esindajad.
Kingitused
Ajad, mil valitsejad kuldasid üksteise üle hinnaliste kingitusega, on möödas, kuid kingituste vahetamine on jäänud inimeste ja riikide vahelise sõpruse sümboliks.
Kingitusi vahetatakse praktiliselt igal ametlikul visiidil ning selle organiseerimine on protokolliteenistuse ülesanne.
Kingitused võivad olla mõeldud riigipeadele või delegatsioonide autojuhtidele, mistõttu varieeruvad nad tagasihoidlikust sulepeast või võtmerõngast kuni prestiižsete kingitusteni.
Tasakaalu leidmine võib olla raske.
Presidenti ja delegatsioonide juhtide kingitused märgivad Euroopa ühtsust ja kultuurilist erisust, kuid samal ajal peavad nad olema neutraalsed, et mitte puudutada riiklikult või usuliselt tundlikke teemasid.
Iga EP president lisab igale kingitusele midagi endast.
Josep Borrell pakub oma kolleegidele Barcelona kunstniku kristallklaasi, mille peale on graveeritud peatükk Põhiõiguste Hartast.
Tema kingituste hulka kuuluvad ka raamatud ja sallid Hispaania kunstniku Joan Miró tööde reproduktsioonidega.
Kahjuks ei saa kingituste andmine olla liiga spontaanne.
Kingitused planeeritakse vara­kult ette, sest EP tulevaste kingituste omandamiseks on vaja läbi viia pikaajaline avalik pakkujate otsimine.
See tähendab, et protokolliteenistus peab ette planeerima 3-4 aastat.
Natuke manööverdamisruumi annab ootamatuteks kingitusteks ette nähtud, viimasel ajal märkimisväärselt vähendatud, erieelarve.
President ja delegatsioonide juhid saavad välisdelegatsioonidelt samuti kingitusi, põhi­seadustest kuni maalide ja skulptuuri­deni, mis kuuluvad institutsioonile ja mida parlamendi avalikes ruumides sageli ekspo­neeritakse.
Kuid jah, reisimise käigus võivad kingid puruneda või lausa kaotsi minna.
Aru­saamatusi aitab vältida diskreetne suhtlemine teise poole protokolli­teenistu­sega.
Protokolliteenistuse ja delegatsiooni personali hoolikaimgi töö ei suuda siiski vältida kõiki ebaõnnestumisi.
Ühel üritusel andis EP delegatsiooni esimees vastas­poolele tühja kingikarbi, sest selles olnud medal oli reisi jooksul sealt välja kukkunud.
Tähtis on detailid ja loovus
Iga külaline on ainulaadne ja seda tuleb visiidi sujuvaks kulgemiseks arves­tada.
Näiteks on monarhide protokolli­teenistused enamasti jäigemad kui teised, räägib François Brunagel.
Keeled avavad uksi ja tähelepanu pisidetailide suhtes muudab iga kõrgtasemelise külalisega suhtlemise pare­maks.
“Kui on teada, et president armastab teatud viskit juua teatud klaasist, muudab sellele tähelepanu pööramine tema päeva kahtlemata märkimisväärselt,” ütles François Brunagel.
Töötajad peavad olema loomingulised ja improviseerima, näiteks peab vahel lõikama pooleks käterätikuid ja neid siis mikrolaineahjus soojendama, et külalisele pakkuda sooje salvrätte või tuleb teada, kust leida uus paar sukkpükse, või juhatada külalistele kätte õige teeots EP ehituste labürindis Strasbourgis ja Brüsselis.
Arves­tama peab ka kultuurilisi erinevusi, näiteks arusaamist kellaajast.
Mõned inimesed jätavad katki oma ametliku programmi, et natuke juttu puhuda juhuslikult mööduva ELi ametnikuga, või soovivad tegeleda turismiatraktsioonide­ga.
Kuid need on siiski erandid.
“Seni ei ole meil diplomaatilisi apse esinenud,” ütles hr Brunagel.
Kuid kuidas nad sellega hakkama saavad; sellise detailide hulgaga?
“Suur osa sellest on tavapärased reeglid, kogemus ja kaine mõistus,” selgitab hr Brunagel.
Kuigi on olemas käsiraamatud tiitlite ja etiketi kohta, puudub raamat Euroopa etiketi kohta, mis on riigiti erinev.
Hr Brunageli meeskond kohtub kord poole aasta jooksul liikmes­riikide protokolliülematega, et nõu pidada tehnilistes küsimustes, näiteks viisades.
Mitte igal ELi liikmesriigil ei ole pikka aega paigas reegleid protokolli kohta ning ka liikmesriikide diplomaatiliste teenistuste suurus on väga erinev.
EP presidendi veebileht EP delegatsioonid
ET
1
PHOTO
20060728PHT09982.jpg
ET
2
PHOTO
20060728PHT09988.jpg
ET
3
PHOTO
20060728PHT09984.jpg
ET
4
LINK
/president/defaulten.htm
ET
5
LINK
/activities/expert/delegations.do?language=ET
-//EP//DTD IM-PRESS 20050901 FCS DOC XML V0//EN
-//EP//STYLESHEET IM-PRESS 20050901 FCS DOC XML V0//EN
