LÕPLIK
A6-0030/2004
29.10.2004
RAPORT
Teema: Euroopa Ombudsmani 2003. aasta tegevusaruanne
( 2004/2091(INI))
Petitsioonikomisjon
Raportöör:
Proinsias De Rossa
PE 346.943
SISUKORD
EUROOPA PARLAMENDI RESOLUTSIOONI ETTEPANEK................................................3
EXPLANATORY STATEMENT................................................................................................9
MENETLUS..............................................................................................................................15
EUROOPA PARLAMENDI RESOLUTSIOONI ETTEPANEK
Euroopa Ombudsmani 2003. aasta tegevusaruande kohta
( 2004/2091(INI) )
Euroopa Parlament ,
– võttes arvesse Euroopa Ombudsmani 2003. aasta tegevusaruannet;
– võttes arvesse EÜ asutamislepingu artiklit 195;
– võttes arvesse 17. novembri 1993. aasta resolutsiooni
ELT C 329, 6.12.1993, lk 132. demokraatia, läbipaistvuse ja lähimuspõhimõtte ning lähimuspõhimõtte rakendusmenetlusi käsitleva institutsioonidevahelise kokkuleppe kohta; ombudsmani ülesannete täitmist käsitlevaid eeskirju ja üldtingimusi; EÜ asutamislepingu artiklist 189b tulenevat korda lepituskomitee tegevuseks ning eelkõige artikli seda osa, mis puudutab ombudsmani ülesannete täitmist käsitlevaid eeskirju ja üldtingimusi;
– võttes arvesse 9. märtsi 1994. aasta otsust 94/262/ESTÜ, EÜ, Euratom
ELT L 113 , 4.5.1994, lk 15.
Euroopa Ombudsmani kohustuste täitmist reguleerivate eeskirjade ja üldtingimuste kohta, eriti selle artikli 3 lõiget 8;
– võttes arvesse Euroopa Liidu põhiõiguste harta artiklit 43;
– võttes arvesse kodukorra artikli 112 lõiget 1 ja artikli 195 lõiget 2;
– võttes arvesse petitsioonikomisjoni raportit ( A6-0030/2004 );
A. arvestades, et põhiõiguste harta moodustab osa Euroopa põhiseaduse lepingust, mille Euroopa Ülemkogu võttis vastu 18. juunil 2004 Brüsselis;
B. arvestades, et harta V jaotise (kodanike õigused) artikkel 41 (õigus heale haldusele) sätestab, et igaühel on õigus sellele, et liidu institutsioonid, organid ja asutused käsitleksid tema küsimusi erapooletult, õiglaselt ning mõistliku aja jooksul;
C. arvestades, et harta artikkel 42 sätestab, et igal liidu kodanikul ja igal füüsilisel või juriidilisel isikul, kes elab või kelle registrijärgne asukoht on liikmesriigis, on õigus tutvuda Euroopa Parlamendi, nõukogu ja Euroopa Komisjoni dokumentidega;
D. arvestades, et harta artikkel 43 (Euroopa Ombudsman) sätestab, et "igal liidu kodanikul ja igal füüsilisel või juriidilisel isikul, kes elab või kelle registrijärgne asukoht on liikmesriigis, on õigus pöörduda Euroopa Ombudsmani poole seoses liidu institutsioonide, organite või asutuste tegevuses ilmnenud haldusomavoliga, välja arvatud Euroopa Kohtu ja esimese astme kohtu tegevus õigusemõistjana";
E. arvestades, et ombudsmani aastaaruanne esitati ametlikult Euroopa Parlamendi presidendile 19. aprillil 2004 ja ombudsman Nikiforos Diamandouros esitas aruande petitsioonikomisjonile 26. aprillil 2004;
F. arvestades, et ka 2003. a suurenes ombudsmanile esitatud kaebuste arv ja pärast hiljutist laienemist suureneb see eeldatavasti veelgi;
G. arvestades, et ombudsmanile esitatud kaebuste arv, mille puhul kodanikel oli õigustatud põhjus paluda abi Euroopa institutsioonide tööviisi puuduliku avatuse ja läbipaistvuse tõttu, on liidu demokraatlikku vastutust silmas pidades murettekitav;
H. arvestades, et aastaaruanne sisaldab näiteid üksikjuhtumite kohta, mille puhul halduslikku omavoli ei tuvastatud või nõustusid Euroopa asutused järgima ombudsmani soovitusi pärast kaebusest teadasaamist või mille puhul leiti sõbralik lahendus, kuid samas tuuakse selles välja ka kaebusi, mille ombudsman pidi lõpetama kriitilise märkusega;
I. arvestades, et ombudsman tegutses omaalgatuslike uurimiste vormis ka ennetavalt;
J. arvestades, et 6. septembril 2001 võttis Euroopa Parlament ühehäälselt vastu Euroopa Liidu hea haldustava eeskirja, mida ombudsman oli soovitanud oma eriaruandes 2000. aasta aprillis; arvestades, et Euroopa Komisjon ei ole nimetatud eeskirja vastu võtnud;
K. arvestades, et Euroopa põhiseaduse leping sisaldab õiguslikku alust tulevasele hea halduse seadusele;
L. arvestades, et 23. jaanuaril 2003 tulevikukonvendi ees esinedes väitis ombudsman, et "asutamislepingu asendamine põhiseadusega, eriti sellise põhiseadusega, mis sisaldab põhiõigusi, nõuab põhjalikku arutelu asutamislepingu järelevalerolli üle";
M. arvestades, et ombudsman rõhutas juba oma otsuses kaebuse 995/98/OV kohta, et kuigi Euroopa Komisjonil on rikkumiste puhul menetluste algatamisel diskretsiooniõigus, on sellel siiski "õiguslikud piirid, nagu on sätestatud Euroopa Kohtu pretsedendiõiguses, mis nõuab näiteks, et haldusorganid tegutseksid kooskõlas ja heauskselt, vältides diskrimineerimist ning järgides proportsionaalsuse, võrdõiguslikkuse ja õiguspärase ootuse põhimõtteid ja inimõigusi ning põhivabadusi";
N. arvestades, et Euroopa Ombudsman esitas Euroopa Parlamendile juba 1999. aasta detsembris taotluse muuta ombudsmani põhimääruse sätteid, mis käsitlevad tema õigust tutvuda dokumentidega ja kuulata üle tunnistajaid; arvestades, et kuigi Euroopa Parlament soovitas nimetatud sätteid muuta, ei ole seda Euroopa Komisjoni ja nõukogu reservatsioonide tõttu seni tehtud;
O. arvestades, et ombudsman, tundes kahetsust nimetatud ettepaneku suhtes valitseva negatiivse suhtumise üle, tegi 17. detsembril 2002. aastal Euroopa Parlamendi presidendile saadetud kirjas ettepaneku, et ombudsmani teenistused ja Euroopa Parlament arutaksid ühiselt ombudsmani põhimääruse muutmise küsimust;
P. arvestades, et aastaaruanne kajastab ombudsmani jõupingutusi riiklike ja piirkondlike ombudsmanide võrgu väljaarendamisel, pöörates erilist tähelepanu kandidaatriikidele;
Q. arvestades, et aastaaruandes märgitakse, et nii eelmine ombudsman Söderman kui ka praegune ombudsman Diamandouros on taotlenud põhiseaduses ombudsmani rolli ja muude kohtuväliste vahendite selgesõnalist tunnustamist;
1. kiidab heaks Euroopa Ombudsmani esitatud 2003. aasta aruande, mis annab põhjaliku ülevaate ombudsmani tegevustest aasta jooksul ja menetletud juhtumite kirjelduse;
2. õnnitleb esimest Euroopa Ombudsmani Jacob Södermani eduka ja väljakutseid pakkuva ametiaja lõppemise puhul 31. märtsil 2003; seitsme ja poole ametis oldud aasta jooksul tugevdas ta põhjalikult institutsiooni aluseid ja aitas rohkem kui 11 000 kodanikul oma probleemidele lahendusi leida;
3. kiidab Nikiforos Diamandourose jõupingutusi, kes alates ametisse asumisest 2003. aasta aprillis on püüelnud edukalt eesmärgi poole tõsta Euroopa Ombudsmani ameti efektiivsust ning edendada head avalikku haldust, õigusriigi põhimõtete järgimist ja inimõiguste austamist;
4. peab ombudsmani rolli Euroopa Liidu otsustetegemise ja haldamise avalikkuse ja aruandekohustuse parandamisel oluliseks panuseks liikumisel sellise liidu poole, kus otsused tehakse tõepoolest "nii avalikult kui võimalik ja nii kodanikulähedaselt kui võimalik", nagu nõutakse Euroopa Liidu lepingu artikli 1 teises lõigus;
5. tunnustab ombudsmani jõupingutusi institutsiooni tutvustamisel avalikkusele ja kodanike teavitamisel nende õigustest materjalide levitamise, liikmesriikide külastamise ja konverentside kaudu;
6. märgib, et Euroopa Komisjon vastas positiivselt ombudsmani ettepanekule anda abirahade ja toetuste taotlejatele ja saajatele süstemaatiliselt teavet võimaluste kohta kaevata haldusliku omavoli üle;
7. märgib, et kaebuste arv on oluliselt suurenenud, mis tõstab esile ombudsmani saavutatud edu ELi institutsioonidega kokku puutuvate kodanike teadlikkuse tõstmisel nende sellekohastest õigustest;
8. märgib siiski, et üldsuses valitseb ikka veel teatav segadus ombudsmani täpse vastutusala ulatuse suhtes, kuna umbes 75% kaebustest ei kuulu tema pädevusse; märgib siiski rahuloluga, et ombudsman püüab sellistel juhtudel kaebuste esitajaid abistada, soovitades neil pöörduda muude organite, eelkõige petitsioonikomisjoni või riiklike ja kohalike ombudsmanide poole, rõhutades samas jätkuvalt vajadust kodanikke erinevate ülalmainitud vahendite kaudu teavitada;
9. märgib rahuloluga, et paljudel juhtudel on Euroopa asutused pärast probleemi teadvustamist võtnud meetmeid kaebuse lahendamiseks ning muudel juhtudel on leitud sõbralikke lahendusi; nõuab jätkuvalt, et asjaomased ELi asutused järgiksid ombudsmani soovituste projekte, mis käsitlevad haldusliku omavoli kõrvaldamist pärast uurimist, ja võtaksid järelmeetmeid ombudsmani muude kriitiliste märkuste põhjal, et vältida sarnaste haldusliku omavoli juhtude esinemist tulevikus;
10. märgib rahulolevalt, et ombudsman oli neljal juhul edukalt poolte vahendajaks ja leidis sõbralikud lahendused, pakkudes välja mõlemat poolt rahuldava positiivse tulemuse, ning aasta lõpul oli läbivaatamisel veel seitse ettepanekut sõbraliku lahenduse leidmiseks;
11. märgib, et ombudsman esitas ka 2003. aastal institutsioonidele, eriti nõukogule, kriitilise märkuse, mis käsitles kaebusi seoses raskustega dokumentidele juurdepääsul; meenutab, et petitsioonikomisjon tegeles selle probleemiga valitsusvälise organisatsiooni Statewatch kaebust käsitlevas raportis ja et nõukogu andis selles kontekstis kinnituse, et austab tulevikus dokumentidele juurdepääsu reegleid;
12. kutsub kõiki ELi institutsioone ja organeid üles rakendama täielikult määrust (EÜ) 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja Euroopa Komisjoni dokumentidele
EÜT L 145, 31.5.2001, lk 43. , tunnustades, et juurdepääs Euroopa institutsioonide ja organite dokumentidele on põhiõigus vastavalt põhiõiguste harta artiklile 42, ja võttes siiraks eesmärgiks teha otsuseid "nii avalikult kui võimalik ja nii kodanikulähedaselt kui võimalik"; rõhutab, et ELi institutsioonid ja organid peaksid enne vaba juurdepääsu põhimõtte erandsätete kohaldamist iga taotluse väga hoolikalt läbi vaatama;
13. tervitab ombudsmani otsust avalikkuse juurdepääsu kohta presiidiumi päevakordadele ja protokollidele pärast Euroopa tulevikukonvendi töö lõppu; kuigi määrust (EÜ) nr 1049/2001 dokumentidele juurdepääsu kohta ei kohaldata, tagab ombudsman edukalt usaldusväärse haldamise põhimõtete järgmise;
14. meenutab 14. märtsi 2003. aasta resolutsiooni määruse 1049/2001 rakendamise kohta
ELT C 47 E, 27.2.2003, lk 483. , milles parlament väljendab kahetsust, et Euroopa Komisjon jätkab kogu rikkumismenetluse, sealhulgas Euroopa Komisjoni ja liikmesriikide vahelise kirjavahetuse, varjamist parlamendi kontrolli eest, kahjustades sellega ühenduse õiguse efektiivsust;
15. toetab nõudmist Euroopa Komisjonile esitada ettepanekuid määruse (EÜ) nr 1049/2001 muutmiseks, eelkõige seoses juurdepääsuga õigusloomega seotud dokumentidele;
16. märgib, et ka 2003. aastal esitati hulk kaebusi, mis käsitlesid puudulikku avalikkust ja läbipaistvust institutsioonide töölevõtukonkurssidel – valdkonnas, mida ombudsman on läbi aastate pidanud prioriteetseks, kuna töölevõtumenetluse käigus puutuvad institutsioonidega kokku väga paljud kodanikud; märgib, et osa nendest kaebustest lõppes ombudsmani kriitilise märkusega;
17. märgib rahuloluga, et nõukogu otsustas pärast kahte ombudsmanile esitatud kaebust järgida ombudsmani soovitust ja võimaldada töölevõtukonkursside käigus kandidaatidel tutvuda oma parandatud eksamitöödega, viies nõukogu praktika sellega kooskõlla Euroopa Parlamendi ja Euroopa Komisjoni praktikaga;
18. nõuab tungivalt EPSOl (Euroopa Personalivaliku Amet) kui institutsioonidevahelisel organil, mis korraldab tulevikus enamiku ELi institutsioonide töölevõtukonkurssidest, järgida töölevõtumenetluste avalikkuse ja läbipaistvuse reegleid ning tavasid, milleni on aastate jooksul jõutud – enamasti tänu ombudsmanile esitatud kaebustele ja ombudsmani soovitustele;
19. märgib, et paljud kaebused, mis lõppesid ombudsmani kriitilise märkusega, on seotud vastusega viivitamise, vastamata jätmise või ebapiisavate või ebaviisakate vastustega; tuletab seetõttu institutsioonidele ja organitele meelde, et adekvaatne ja korrektne suhtlemine kodanikega on nende endi huvides;
20. märgib rahuloluga, et 2003. aasta jooksul algatati viis omaalgatuslikku uurimist, sealhulgas üks puudega inimeste integreerimise kohta, et tagada kooskõlas Euroopa Liidu põhiõiguste harta artikliga 26 puudega inimeste mittediskrimineerimine institutsioonidega suhtlemisel;
21. tuletab meelde, et parlament võttis 6. septembril 2001 vastu resolutsiooni ELi institutsioonide ja organite hea haldustava eeskirja kohta ning on sellest alates pidevalt nõudnud nimetatud eeskirja rakendamist kõikides institutsioonides ja organites; avaldab kahetsust, et Euroopa Komisjon ei ole eeskirja seni täielikult vastu võtnud ja rakendanud;
22. tuletab meelde, et 25. septembril 2003 viitas Euroopa Komisjoni asepresident Loyola De Palacio täiskogul toimunud ombudsmani 2002. aasta aruande arutelu käigus asjaolule, et Euroopa põhiseaduse eelnõus sisaldub õiguslik alus tulevasele hea halduse seadusele, mis peaks olema kohustuslik kõikidele liidu institutsioonidele ja organitele; nõustub ombudsmaniga, et Euroopa Komisjon peaks alustama eeltööd sellise seaduse vastuvõtmiseks;
23. kutsub ombudsmani üles kuni hea halduse seaduse rakendamiseni tegema petitsioonikomisjoniga koostööd hea halduse nõuete edasiarendamisel ning nende rakendamise tagamisel Euroopa Komisjoni poolt, võttes arvesse ombudsmani otsuses kaebuse 995/98 kohta sätestatud menetlust rikkumiste puhul;
24. on arvamusel, et ombudsmanil peaks olema piiramatu juurdepääs dokumentidele, et nendega seoses oma uurimistega tutvuda; märgib, et peaaegu kuus aastat on möödunud ajast, kui ombudsman tegi ettepaneku muuta ombudsmani põhimääruse artikli 3 lõiget 2, mis käsitleb ombudsmani õigust tutvuda dokumentidega ja kuulata üle tunnistajaid, mille kohta Euroopa Parlament võttis 6. septembril 2001. aastal vastu resolutsiooni
EÜT C 72 E, 21.3.2002, lk 336. ; avaldab kahetsust, et nõukogu ei suutnud nimetatud resolutsiooni kvalifitseeritud häälteenamusega heaks kiita
Nõukogu 26. novembri 2002. aasta märkus 14782/02 OMBUDS 29. ;
25. toetab vajadust uuesti läbi vaadata 9. märtsil 1994 vastu võetud ombudsmani põhimäärus viimase aastakümne arengute, sealhulgas Euroopa Pettustevastase Ameti (OLAF) uurimisvolituste ning dokumentidele juurdepääsu käsitleva määruse (EÜ) nr 1049/2001 vastuvõtmise valguses vastavalt Jacob Södermani 17. detsembri 2002. aasta kirjas presidendile Pat Coxile tehtud ettepanekule;
26. tunnustab head töösuhet ombudsmani büroo ja petitsioonikomisjoni vahel, sealhulgas juhtumite vajadusel vastastikuse üleandmise menetlust, mille põhjal anti kuus kaebust otse üle petitsioonikomisjonile ja soovitati veel 142 kaebuse esitajal esitada petitsioon;
27. kiidab ombudsmani võrgu loomise eest, kuhu kuuluvad riiklikud ja kohalikud ombudsmanid ning muud organid, kellele antakse üle kaebused, mis ei kuulu ombudsmani pädevusse; on arvamusel, et petitsioonikomisjonil oleks kasulik omada juurdepääsu sellele võrgule ja luua koostöös ombudsmani bürooga samalaadne petitsioonikomisjonide võrk;
28. ergutab ombudsmani jätkama koostöös riiklike ja piirkondlike ombudsmanidega jõupingutusi põhjaliku ja tõhusa kohtuväliste vahendite süsteemi loomiseks Euroopa kodanikele, kes leiavad, et nende õigusi on Euroopa õiguse kohaselt rikutud;
29. teeb presidendile ülesandeks edastada käesolev resolutsioon ja aruanne Euroopa Komisjonile, nõukogule, Euroopa Ombudsmanile, liikmesriikide valitsustele ja parlamentidele ning liikmesriikide ombudsmanidele või sarnastele organitele.
EXPLANATORY STATEMENT
The European Ombudsman
The office of European Ombudsman was established by the Maastricht Treaty and the right of citizens to lodge a complaint with the Ombudsman forms part of the citizenship of the European Union.The Ombudsman investigates cases of maladministration in EU institutions and bodies.
He has provided the following definition of the term ‘maladministration’ which has also been approved by the European Parliament: ‘Maladministration occurs when a public body fails to act in accordance with a rule or principle which is binding on it’.
The Ombudsman is guided here by the rules and principles set out in the Code of Good Administrative Behaviour and in Article 41 of the Charter of Fundamental Rights that concerns the right to good administration.
Where the Ombudsman observes maladministration the case can in some cases be settled by the institution concerned .
Where this does not happen, the Ombudsman may seek a friendly solution .
Where this is not possible, he may close the case with a critical remark or make a draft recommendation .
Where the institution concerned does not accept the recommendation, the Ombudsman may draw up a special report for the European Parliament.
In addition, the Ombudsman is empowered to start inquiries on his own initiative in connection with systemic problems that come to his attention.
The Ombudsman’s annual report for 2003
The 2003 Annual Report admirably outlines the activities of the European Ombudsman office during the course of the year.
It covers the work of the founder Ombudsman, Mr Jacob Söderman, up to 31 March 2003 and that of Mr Diamandouros who took up office in April 2003.
The rapporteur is delighted to recommend the Parliament's ratification of the Report.
The activities recorded represent a key aspect of the democratic process and serve to embody the principles of transparency and accountability which must continue to be prime objectives of the European Institutions.
As is clear from the 2003 Annual Report the Ombudsman makes every possible effort to empower citizens by informing them of their rights in this respect; ensuring their easy access to adequate redress where possible; and ensuring that the Institutions constantly adopt better working practices to eliminate the causes of such grievances where possible.
According to the annual report, 2 436 complaints were received in 2003, which corresponds to a 10% increase compared with 2002.
The Ombudsman announced at the meeting of the Committee on Petitions on 26 April 2004 at which he presented the annual report that a 40% increase was to be noted for the current year.
This increase shows that the Ombudsman has become better known.
Both the previous and the current Ombudsman have themselves made a major contribution to spreading knowledge about their office.
It can be recorded that the Ombudsman and his staff attended 80 conferences, seminars, etc. in 2003 and the Ombudsman has visited almost all Member States, both old and new.
At the same time, however, there is little awareness of what falls within the Ombudsman’s mandate, since the overwhelming proportion of complaints fall outside his mandate.
In these cases complainants are urged to contact other bodies, in particular, the Committee on Petitions and national or local ombudsmen.
Investigations were initiated in 253 cases and decisions taken in 180 cases.
In 87 cases, the Ombudsman concluded that there was no evidence of maladministration.
48 cases were settled by the relevant institution.
The annual report describes a selection of cases dealt with during 2003.
A brief account of certain categories of cases is given below.
- Access to documents
The previous Ombudsman, Jacob Söderman, made a considerable effort over the years to achieve a situation in which the institutions make their documents available to the public
It should be remembered that Parliament has on a previous occasion received a special report on the problem of access to documents in connection with the recommendation to the Council in complaint 917/2000 by the British NGO 'Statewatch'.
The Committee on Petitions drew up a report with Astrid Thors as rapporteur
Doc.
A5-0363/2002 . .
Complaint 648/2002 concerned the Council’s refusal to grant full access to documents relating to negotiations in connection with a proposal for a regulation implementing the competition rules in Articles 81 and 82 of the EC Treaty.
The Council had declined to grant access to certain sections of the documents by invoking Article 4(3) of Regulation No 1049/2001 which allows access to be refused if disclosure of the document would seriously undermine the institution’s decision-making process.
These sections concerned the proposals and positions of national delegations.
The complainant and the Ombudsman were of the opinion that it was sufficient to delete the delegation’s name and then to release the text as such to the complainant.
The Council had deleted entire passages from the text.
The case concluded with a critical remark whereupon the Council decided to grant the complainant access to the documents in their entirety.
Complaint 1015/2002 concerned, among other things, the Council’s refusal to grant access to opinions from the Council’s Legal Service.
The Council declined initially to grant access to these documents by invoking Article 4(2) of Regulation No 1049/2001 which allows the institutions under certain circumstances to refuse access inter alia to legal opinions.
The Council had given a general refusal.
The Ombudsman requested that access be given to these documents and emphasised that a distinction should be made between legal opinions connected with legal proceedings which are normally not published and opinions on draft legislation which ought to be accessible to the public.
These two examples show that the institutions are still reluctant about granting access to documents and that they have not understood that free access to documents is the rule and that there is nothing automatic about derogations but that it is necessary to decide on a case-by-case basis.
In this context it should be mentioned that the European Parliament has clearly stated in its resolution of 14 March 2002
OJ C47 E, 27.2.2003, p.483. on the implementation of Regulation (EC) No 1049/2001 that it disagreees with the Commission that continues to deny access to documents concerning infringement procedures under Article 226 of the Treaty.
The Committee on Petitions has repeatedly and in vain tried to obtain information on cases where the Commission has, often as a result of petitions submitted to the European Parliament, opened an infringement procedure against a Member State.
- More openness in connection with recruitment competitions
The Ombudsman has over the years received a large number of complaints from citizens about lack of transparency and openness in connection with recruitment competitions.
Since one of the Ombudsman’s chief objectives is to improve relations between the institutions and the general public and since a large number of citizens come into contact for the first time with an institution in connection with a recruitment competition, it is important that they receive a good impression.
In 1999 the Ombudsman submitted to Parliament a special report on the Commission’s recruitment procedures on which the Committee on Petitions drew up a report with Herbert Bösch as rapporteur
Doc.
A5-0280/2000 . .
The Ombudsman’s recommendation that candidates ought to have access to their marked examination scripts was accepted by the Commission back in 1999 and later in 2000 by the European Parliament.
In 2003 the Ombudsman dealt with two complaints (2097/2002 and 2059/2002) on the Council’s refusal to grant access to marked examination scripts.
Following a recommendation from the Ombudsman the Council too has now at last agreed to alter its rules.
It can therefore now be said that all candidates in recruitment competitions have access to their marked examination scripts.
Complaint 341/2001 concerned the European Parliament’s refusal to inform the complainant of the names of the successful candidates in a recruitment competition and the points they obtained.
The Ombudsman addressed a recommendation to Parliament calling on it to ensure that in future the institution produced such a list and, moreover, informed all candidates that such a list would be published.
Parliament initially refused to follow the recommendation.
The Ombudsman then decided to draw up a special report, following which Parliament chose to follow the Ombudsman’s recommendation.
The fact that age limits no longer apply in the institutions’ recruitment competitions is also thanks to the efforts of the Ombudsman.
Most of the recruitment competitions in the EU will in the future be organised by EPSO (European Personnel Selection Office).
A recommendation should be addressed to EPSO that it also comply with the rules on openness and transparency which have been introduced not least thanks to the efforts of the Ombudsman.
- Cases of delay, failure to answer correspondence, discourteous language, etc.
A number of complaints could have been avoided if the complainants had received a satisfactory answer in time.
Cases often arise where the institution has in fact acted correctly but has failed to explain to the complainant the reasons why it has acted as it has done.
Such cases may give rise to a critical remark from the Ombudsman.
A participant in a recruitment competition had not understood the difference between ‘having obtained the necessary number of points’ and ‘entered on the reserve list’ and was accused of wanting to ‘cheat’.
EU officials can be inclined to forget that it may be difficult for outsiders to understand the way the institutions operate as well as EU jargon.
Another case concerns an employee at the EU police mission in Sarajevo who was dismissed for misconduct.
The dismissal was apparently justified but the person in question was not given an opportunity to express his view of the matter.
Discourteous language may also result in a critical remark.
The message needs to be got across to the institutions that proper and satisfactory communication with complainants is in their own interest.
Other issues
- The European code of good administrative behaviour
In 1999 the Ombudsman put forward a proposal for a code of good administrative behaviour for EU institutions and bodies.
The Committee on Petitions drew up a report on this proposal with Roy Perry as rapporteur
Doc.
A5-0245/2001 . .
On 6 September 2001 Parliament adopted the resolution
OJ C 72 E, 21.3.2002, p.
239. and thus approved the code with the proposed changes.
Most institutions and bodies have adopted the code as a guideline for their relations with the general public.
Since it is of the utmost importance that all institutions follow the same code, the Ombudsman and the Committee on Petitions have repeatedly called on the Commission to adopt the common code.
During the debate on the Ombudsman’s annual report for 2001 on 26 September 2002 Commissioner Liikanen stated that the Commission had its own code which on many points matched the Ombudsman’s code and that the Commission was not in a position to propose a regulation containing the code of good administrative behaviour as the Commission had been invited to do.
During the debate on the Ombudsman’s annual report for 2002 on 25 September 2003 Commission Vice-President Loyola de Palacio stated that the draft Constitutional Treaty contained a legal basis for future legislation on good administrative behaviour.
The Ombudsman states in the annual report that, by way of follow-up, he wrote to the Commission President that this legislation ought to be prepared starting now so that it could be rapidly implemented when the Constitution is adopted.
The rapporteur can only endorse this request, not least in view of the fact that the Constitution has in the meantime been adopted by the European Council.
- Inspection of documents and hearing of witnesses by the Ombudsman
Article 3(2) of the Ombudsman's statute deals partly with the Ombudsman's access to documents and partly with his hearing of witnesses.
By letter of 13 December 1999, the Ombudsman contacted the President of Parliament with a proposed change to the relevant provisions.
His view was that Article 3(2) imposes restrictions on the Ombudsman in terms of his investigative powers.
According to the current wording, access to documents can be refused 'on duly substantiated grounds of secrecy' and access to documents from a Member State that are classed as secret may be granted only where 'that Member State has given its prior agreement'.
In addition, employees of the institutions called on to testify must speak 'in accordance with instructions from their administrations and shall continue to be bound by their duty of professional secrecy'.
A report was drawn up for the Committee on Constitutional Affairs with Teresa Almeida Garrett as rapporteur
Doc.
A5-0240/2001 . .
In the resolution it was resolved to remove the above restrictions.
Pursuant to Article 195(4) of the EC Treaty, Parliament lays down the Ombudsman's statute after consulting the Commission and with the approval of the Council acting by a qualified majority.
The Commission expressed reservations about the proposal and the Council was unable to approve it.
A delegation from the Committee on Petitions that visited Copenhagen on 17-18 September 2002 submitted the problem to the Danish Minister for European Affairs, Bertel Haarder, Council President.
He promised to raise the matter in the Council.
This happened at meetings of the General Affairs Group in October and November 2002.
A qualified majority of the Council was unable to approve Parliament's resolution.
However, the view was expressed that the Ombudsman's statute should be updated in the light of developments and of the implementation of Regulation No 1049/2001 on access to documents.
The Ombudsman does not broach this problem in the annual report, which is surely a reflection of the fact that he has not encountered problems in connection with his inspection of documents.
The rapporteur believes that Article 3(2) imposes restrictions on the work of the Ombudsman, this being at variance with the confidence generally demonstrated towards the Ombudsman.
The issue ought to be raised again in the new parliamentary term.
- Cooperation between the Committee on Petitions and the Ombudsman
There are regular calls for enhanced cooperation between the Committee on Petitions and the Ombudsman.
Relations are characterised by trust and the will to cooperate, but apart from an agreement on mutual transfer of cases - which led to six complaints being tranferred to the Committee on Petitions and a further 243 complainants being advised to submit petition - it has to be recognised that cooperation is not particularly far-reaching in practice.
Jakob Söderman himself put forward certain specific proposals for closer cooperation in connection with the presentation of the 2001 annual report, but these have not been put into practice.
One factor hampering cooperation is undoubtedly the different working methods.
In 1996, the Ombudsman established a network of contacts comprising ombudsmen and similar bodies which, among other things, was meant to make it easier to forward on complaints that are outside the Ombudsman's terms of reference to those bodies in Member States that are best suited to deal with these complaints.
The Committee on Petitions receives a large number of petitions that are declared inadmissible since they relate to matters outside the EU's field of activity.
The committee endeavours as far as possible to refer petitioners to other bodies that may possibly be able to deal with their case, in particular, national ombudsmen and petitions committees.
It is plain that the Ombudsman's network of contacts could also be of use to the Committee on Petitions.
The scope for gaining access to this network or for establishing a similar network in the Petitions Committee, in cooperation with the Ombudsman's office, ought to be investigated.
MENETLUS
Pealkiri
Euroopa Ombudsmani 2003. aasta tegevusaruanne
Viited
2004/2091(INI)
Menetlusalus
Kodukorra artikli 112 lõige 1 ja artikli 195 lõige 2
Vastutav komisjon
PETI
istungil teadaandmise kuupäev
28.10.2004
Nõuandev komisjon/nõuandvad komisjonid
istungil teadaandmise kuupäev
Arvamuse esitamisest loobumine
Otsuse kuupäev
Tõhustatud koostöö
istungil teadaandmise kuupäev
Raportöör:
Proinsias De Rossa
nimetamise kuupäev
17.3.2004
Aseraportöör:
istungil otsuse tegemise kuupäev
Arutamine komisjonis
26.4.2004
1.9.2004
29.9.2004
Vastuvõtmise kuupäev
30.9.2004
Lõpphääletuse tulemused
poolt:
[13]
vastu:
[0]
erapooletuid:
[0]
Lõpphääletuse ajal kohal olnud liikmed
Marcin Libicki, Marie Pnayatopoulos-Cassiotou, Proinsias De Rossa, Sir Robert Atkins, Alexandro Batilocchio, Alexandra Dobolyi, Janelly Fourtou, David Hammerstein-Mintz, Roger Helmer, Emmanouil Mavrommatis, Diana Wallis and Rainer Wieland
Lõpphääletuse ajal kohal olnud asendusliikmed
Marie-Hélène Descamps
Lõpphääletuse ajal kohal olnud asendusliikmed (art 178 lg 2)
Esitamise kuupäev – A6
29.10.2004
A6‑0030/2004
Märkused
